確定申告が近づくにつれて、
「場所を取らずに保存したい」など
書類や帳簿の保存について疑問や悩みが浮かぶ人も多いことでしょう。
そこで今回は、書類や帳簿の保存期間、さらに「低コスト」、「見やすい」、「場所を取らずに保存しやすい」を実現する帳簿や伝票管理に役立つ100均アイテムを紹介します。
目次
帳簿や書類の保存期間は5～7年
会計ソフトで帳簿管理を行っている人も多く見られますが、原則として、会計ソフトで作成した帳簿類はプリントアウトが必須です。
白色申告の保存期間は、「法定帳簿（収入や経費を記載した帳簿）」は7年間、「法定帳簿以外の帳簿」と「書類（棚卸表・請求書・領収書など）」は5年間と定められています。
また、青色申告の保存期間は、「帳簿一式」、「決算関係書類」、「現金預金が関係する書類」が7年間、「その他の書類」は5年間です。
ただし、前々年分の所得が300万円以下であれば、「現金預金が関係する書類」の保存期間は5年です。
プリントアウトの手間を省きたいという場合には、事前に「電子帳簿保存」の手続きを済ませておきましょう。
令和2年分からの
ため、ペーパーレスと控除額アップで一石二鳥です。（参考元：国税庁(pdf) P6・P13）
100均アイテムで書類や伝票管理
前述した「電子帳簿保存」を選択しない場合には、ペーパー保存をすることになります。
帳簿をまとめるファイルや伝票を保管するケースは、ホームセンターやインターネットでも購入できますが、以下の100均アイテムを活用すれば、コストを抑えつつすっきり保管することが可能です。
(1) 帳簿管理：「A4リングファイル」
ダイソーの「A4リングファイル」は、2穴タイプで帳簿管理におすすめです。
プリントアウトした帳簿を穴あけパンチで2か所穴を開けたら、あとはどんどん挟んでいきます。
コピー用紙の厚さであれば、200枚程度ファイリング可能です。
帳簿だけならインデックスなどで仕切って、2～3年分を1つのファイルで保存できるでしょう。
このタイプのファイルは、ホームセンターで購入すると300～500円ほどします。
筆者は、ダイソーの「インデックスステッカー」を使用して、「仕訳帳・総勘定元帳・当座預金出納帳・売掛金台帳」などを見やすく分類し保存しています。
(2) 書類保存：「クリアポケット」
確定申告書の控えや申請書類などを穴を開けずに保存したいというときは、ダイソーの「クリアポケット」がおすすめです。
左側に30穴がついており、筆者は前述した「A4リングファイル」と組み合わせて使用しています。
棚卸表や請求書などもインデックスで見やすく整理して入れておけば、もし税務調査が入ったときもファイルを渡すだけなので、とてもスマートです。
ちなみに、「クリアポケット」をホームセンターで購入する場合、200～300円程度が相場です。
(3) 伝票保存：「トリムバスケット」
伝票を台紙に貼り付けて保管している人もいますが、筆者はダイソーの「ダブルクリップ」で月ごとにまとめて、「トリムバスケット」を使って保存しています。
重ねて保存できるため、かさばらずスッキリ収納できるのがメリットです。
伝票が少なければ数年分をまとめて1つに収納できますが、多ければ買い足して保存すると良いでしょう。
ただし、100均商品は廃番になることもあるため、統一感を持たせたいのであればシンプルなデザインのものを選ぶことがポイントです。
「トリムバスケット」は、ホームセンターで110～130円程度で販売されています。
100均と大きな価格差はありませんが、複数購入するのであればやはり100均でそろえたほうがお得です。
100均なら保存コストがホームセンターの1／3
100均なら「A4リングファイル」、「クリアポケット」、「トリムバスケット」を3つ購入しても330円ですが、ホームセンターで購入する場合は610～930円程度かかります。
帳簿や伝票は保存義務があるものの、税務調査が入らない限り誰かに見せることはないでしょう。
100均アイテムはしっかり保存できて、しかも低コストです。
確定申告に向けて帳簿や伝票の整理を始めようと思っているのであれば、ぜひ100均アイテムをチェックしてみましょう。（執筆者：成田 ミキ）
