2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行され、フリーランスの方や副業で確定申告が必要な方にとっては重要な「領収書の保存方法」について大きな変更がありました。
簡単にまとめると
という点です。
細かな注意点や変更点がありますが、大量の領収書を紙のまま数年間も保存していた人にとっては大きな変革です。
その内容を解説します。
目次
スキャン保存制度の変革
まずは改訂前の領収書の電子データ保管について、ふり返ってみましょう。
これまでは紙の領収書を電子データ化して保存・活用しようとした場合には、複数の手続き・チェックをしなければならず、そもそも税務署に対して3か月以上前から届け出をする必要がありました。
そのため、ほとんどの企業・個人事業主が紙のまま領収書を経費処理し、そのまま原則7年間の保管義務を果たさねばならず、事務所や倉庫を圧迫していたのです。
なかにはレンタルルーム等を利用して、月間数千円の保管費用を負担していた事務所もあるでしょう。
法改正の変更点1：領収書をスキャンしたらすぐ捨てられる
今回の改定で最も大きな変更は「領収書をスキャンしたらすぐ捨てられる」点です。
前述の通り、煩雑かつ時間のかかる手続き・チェックを飛ばして、適切なシステムを使った領収書の読み込み（スキャン）をすればすぐに捨てられるようになったのです。
これにより
・ 紙での保存、整理をする時間の削減
・ 領収書を原則7年間分保管し続ける、物理的な空間の削減
・ スキャン→読み込みによる入力作業の削減
といった確定申告時の作業だけでなく、日々の作業をも削減できる画期的な法改正となったのです。
私も、事務所と倉庫に過去数年間の領収書の入った段ボール箱を大量に保管しているため、2022年分からはかなり量を減らせると思うと、金銭面・物理的な面での負担が減ります。
ただし重要なのは、適切なシステムを利用した読み込み = タイムスタンプ付与が必要なので、スマホで写真を撮ったりスキャナーで読み込んで終わりではない点にはご注意ください。
法改正の変更点2：電子取引の紙出力保存の廃止（電子データ保存の義務化）
もう1つの大きな変更点は「電子取引の紙出力保存の廃止（電子データ保存の義務化）」です。
すなわち、電子取引（メールやクラウドサービス等）で提供されたデータを紙に印刷して保存する事が不可となり、データのままでの保存が義務付けられました。
ペーパーレス化を求めての変更ですが、紙の領収書と合わせるため印刷していた電子取引の書面はそのまま保管しても、正式な書類としての効果がなくなるのです。
これは「義務」として2022年の経費精算から適用されるため、要注意です。
※義務化までの猶予期間として2年間が設定されました。
書面を保管するための費用は削減されても、データを保管するための費用（ストレージ購入等）やウイルス対策などの費用が追加される企業も少なくないでしょう。
不正行為に対するペナルティについて
電子データの場合、簡単に内容を改ざんできてしまうため、不正行為が増える可能性があります。
しかし、法改正により不正が発覚した場合、
・ 青色申告の取り消し処分が課せられる可能性もあるので、
当然ながら絶対に行ってはいけません。
適切なシステムを安く導入する方法
前述の通り、今回の法改正をうまく取り入れて時間と経費を削減するためには適切な読み込みシステムを用いる事です。
領収書の取り込みができるツールとしては「freee」もありますが、私は「やよいの青色申告（白色申告）オンライン」をおすすめします。
スマホまたはスキャナーを用いた領収書の読み込み機能は、「freee」・「やよい」いずれにも実装されていますが、2022年2月現在、弥生会計では初年度無料（または割引）の大型キャンペーンを実施しています。
「やよいの青色申告オンライン」では、一般的な機能がひと通り利用できるセルフプランであれば、1年間は無料です。
2年目は8,000円/年。
電話・メール・チャットサポートができるベーシックプランでも、初年度は6,000円 → 2年目は1万2,000円/年となっています。
「freee」の場合、領収書の読み込みを際限なく行えるスタンダードプランにすると2万3,760円/年かかるため、「やよい」で2年間ベーシックプランを利用した場合と比べて、（2万3,760円×2）- 1万8,000円 =2万9,520円/2年もコストに差が出ます。
よって、現在はやよいの方がお得と言えるでしょう。
確定申告およびサポートを不要とする作業になれていれば、セルフプランの契約でも十分機能を使いこなせるため、2ツールの差額は3万9,520円と広がります。
法改正を受けての注意点
今回の改正でのメリットや、電子システムを取り入れるためのおすすめサービスを紹介しましたが、注意点も列記します。
1. 法改正の適用は2022年から
2022年1月からの改正、かつ、移行猶予期間として2年間が設けられています。
・ 義務付けされた電子取引の保存についてもまだ猶予がある点と、
・ 2021年の領収書等は7年間の保存＝2028年までの保存が必要である点
は間違えてはいけません。
紙の保存は引き続き行うこととなり、徐々に減っていくと考えましょう。
2. 不必要なシステム導入は避ける
恐らく「freee」「やよい」等に近い機能を持ったシステムが今後増え、こちらの方が安いからと乗り換えをすすめてくる営業も増えるでしょう。
目先の安さに駆られて乗り換えると、以前のデータが取り込めなかったり帳簿がうまく作成できないなどデメリットもあります。
また、スキャン自体は「便利になる」変更点であるため、不必要な企業・個人も居ます。
「安物買いの銭失い」とならないよう、会計ソフトの導入および乗り換えは十分考えてから行いましょう。
法改正に注意してツールを使いこなそう
働き方が変わり、確定申告が必要となった勤め人や、新たにフリーランスになった方も多いと思われます。
確定申告については事前の準備が影響されます。
効率の良い作業ツールをお得に使ってみてください。（執筆者：遠藤 記央）
