私は20歳から22年間、毎年手帳を買っていました。

年末年始に新旧の手帳を持ちながら「去年も手帳にほとんど何も書いていない。役にたたないな」と感じていました。

そうしたことから、1冊1,000円する手帳を22年間毎年購入するのは無駄ではないかと感じていました。

今でこそ100円でも買えますが、それでも使わなければムダだということに変わりはありません。

やっとみつけた無料の仕事管理術

Google カレンダー
≪画像元:Google

手帳を使いこなせない私は、より分かりやすい仕事管理のツールを求めてきました。

そこで見つけたのが「Google カレンダー」です。

Google カレンダーのおかげで、面倒くさがりな私でも仕事管理ができるようになりました。

・ 無料
・ 筆記用具不要

これが最大のメリットです。

私の仕事管理術

私の使っている仕事管理術を紹介します。

手帳の用途

仕事管理では「To Doリスト」や「タスク管理」、プライベートでは「日記等の記録」や「アドレス帳」として利用します。

筆者が手帳をうまく使えない理由

(1) 手帳を見ない

特に仕事で手帳を使う場合、用途ごとに手帳(あるいはノート)を使っていました。しかし、常時複数の手帳を持ち歩くのが面倒で、結果的には手帳をなくしてしまいます

(2) 履歴を見ようにも、どこに手帳があるのか分からない

(3) もともと字が汚いが、走り書きが多くて何を書いているのか分からない

(4) 日記を書き始めても、すぐにやめてしまう

(5) 書き込むのが面倒

ふとした時に業務を思い出したことがあると思います。また、思いついたアイデアは意外と重要です。

ところが、近くに手帳がないと記録も後回しになって忘れてしまいます。筆記用具が近くにないとより一層、先送りになります。

その結果、「手帳で仕事管理ができない」という結論に至りました。

以前は付箋をつかってTo Doリストをつくっていましたが、それ自体が面倒でやめてしまいました。

業務が複雑になってきた30代半ば頃からは、スケジュール管理や仕事の優先順位がつかめずに周りに迷惑を掛けました。

僕が欲しかったのは、

手間かからずに、1つにまとめられ、なくならないもの

でした。

さらには、「記載内容を後日にスライドできるもので、無料のもの」です。

試行錯誤を繰り返した結果、現在は、いつも持ち歩くスマホを利用して Google カレンダーを手帳代わりにしています

Google カレンダーのメリット・特長

手帳をうまく使えない理由から考えられる自分にあったスケジュール管理法は

・ 手間かからない
・ 1つにまとめらる
・ 紛失しない

ということです。

メリット

上記の3つの条件を兼ね備えているのが、Google カレンダーでした。

Google カレンダーでスケジュール管理、リマインダーで仕事管理をしております。

スケジュール管理等をアプリに変えたメリットは、ネット接続環境があればどこでも使えるという点です。

私は

・ 会社のパソコン
・ 家のパソコン
・ 自分のスマホ
・ 会社貸与のスマホ
・ 家用のタブレット

で使用しています。

5台すべてを同期してあるので、どこでも記入・閲覧できます。

あくまでもデータなので、たとえスマホをなくしたとしてもデータはなくなりません

便利な特長

革命的なのは、スケジュールやTo Doリストの作成をスマホで音声入力できる点です。

また、スマホ上で「新しい予定」「リマインダー」の単独アイコンを作れるのです。

スマホ上で「新しい予定」「リマインダー」の単独アイコンを作れ

何かの業務を思いついたときには、

1. ワンクリックでリマインダーへ

2. ツークリックで音声入力

3. スリークリックで完了

筆記用具を使わずに3クリックで新しい予定やリマインダーを完成させられます。

Google カレンダーで仕事上のミスが減少

Google カレンダーを使い始めた当時は手帳と併用していましたが、2か月後にはGoogleカレンダーのみで業務をするようになりました。

手帳を使わなくなって仕事上のミスが減りました。手帳の良さもありますが、スケジュールや仕事管理にアプリが大活躍しています。

手帳で限界を感じているときには、毎年どのような手帳を買えばよいのかを悩み、粗品でいただく手帳も、100均の手帳も、高価な多機能の手帳も自作の手帳まで試しました。

そして、年が終わる頃にほぼ白いままの手帳を眺めて「ムダだった」と思っていました。

しかし、Googleカレンダーを活用してからは手帳で悩むこともなくなりました。

同じように悩んでいる方がいたら、無料でできるGoogle カレンダーを試してください。(執筆者:金 弘碩)