手続きの案内に「戸籍謄本を添付」とあったものの、本籍は遠い実家の町のまま。取り寄せにどれくらいかかるのかと、手が止まる方もいるでしょう。謄本と抄本を分けるのは、写っている人の範囲です。そして謄本なら、本籍地まで出向かなくても近くの市区町村の窓口で請求できる場合があります。ただし、広域交付を扱わない支所・出張所もあるため、事前に取扱窓口を確かめましょう。
謄本は全員分、抄本は一部の人の分
2つの違いは「誰の分が載っているか」にあります。東京都中央区の案内では、謄本はその戸籍に含まれる全員を、抄本は一部の方を記載したものと説明しています。あわせて、戸籍のコンピュータ化後の謄本を全部事項証明書、抄本を個人事項証明書と呼ぶとしており、窓口の申請書でこの名前を見かけても指しているものは同じです。
どちらを出すかは、提出先の案内で確かめるのが確実です。「戸籍謄本」と書かれていれば全員分が要ると考え、迷うときは請求の前に提出先へ問い合わせておくと取り直しを防げます。また法務省の案内では、令和6年3月1日から、本籍地ではない市区町村の窓口に婚姻届などを出す場合でも、戸籍証明書等の添付は原則不要になりました。
近くの窓口で謄本を請求できる広域交付
本籍地が遠い方の助けになるのが、令和6年3月1日に始まった広域交付です。法務省の案内では、住まいや勤務先の最寄りの市区町村の窓口で戸籍証明書を請求でき、本籍地が全国各地に分かれていても1か所の窓口でまとめて請求できます。対象は本人と配偶者、父母や祖父母など、子や孫などの戸籍で、京都市の案内では婚姻後の兄弟姉妹の戸籍は請求できないとしています。
注意したいのが、広域交付ならではの決まりです。請求できる人が自分で市区町村の戸籍担当の窓口へ行く必要があり、郵送や代理人による請求はできません。運転免許証やマイナンバーカードなど、顔写真付きの身分証明書も見せます。個人事項証明書と一部事項証明書は対象外で、コンピュータ化されていない一部の戸籍も除かれます。京都市は、さかのぼって複数の戸籍を請求すると発行に時間がかかり、閉庁間際では当日に渡せない可能性があると案内しています。
抄本や郵送が必要なときは本籍地へ
広域交付の対象にならない抄本が要るときや、窓口へ行く時間がとれないときは、本籍地の市区町村に請求します。戸籍法は、郵便などの方法で戸籍謄本等の送付を求めることができると定めています。法務省の案内では、任意代理人が請求する場合は請求権のある本人などが作成した委任状が要ります。法定代理人の場合は、代理権限を確認できる書類などが必要です。
手数料は、請求先の自治体の案内で確かめておくと安心です。たとえば東京都中央区の案内では、全部事項証明書も個人事項証明書も1通450円です。コンビニでの交付も、京都市が案内するとおり対応状況が市区町村ごとに異なるため、本籍地の市区町村で確かめます。
全員分か一部か、行く窓口はどこかを先に決める
戸籍の証明書で迷ったら、まず提出先が全員分の謄本を求めているのか、一部の人の抄本でよいのかを確かめます。コンピュータ化された戸籍の謄本なら、本人や配偶者、直系の親族が顔写真付きの身分証明書を持って広域交付に対応する窓口へ行けば、広域交付で請求できます。抄本や郵送、代理人での請求なら本籍地へ。この順で決めておけば、遠い本籍地でも慌てずに書類をそろえられます。
